Posta elettronica certificata - Pec La Pec “Posta elettronica certificata” è lo strumento che consente lo scambio di comunicazioni e documenti la cui trasmissione è valida agli effetti di legge (art. 4, comma 1, DPR 68/05). Viene utilizzata in tutti i casi nei quali è necessario avere prova opponibile dell'invio e della consegna del messaggio di posta. La Pec ha lo stesso valore legale della raccomandata con avviso di ricevimento solo se il mittente ed il destinatario utilizzano una casella Pec: in tal caso, l'avvenuta consegna del messaggio elettronico consente tra l’altro di ricorrere contro terzi. La Pec è un sistema di “trasporto” di documenti informatici del tutto simile alla posta elettronica normale, che ha in aggiunta alcune peculiarità: autenticazione del mittente, garanzia dell'integrità e della riservatezza dei messaggi, data certa di spedizione e consegna dei messaggi, ricevuta di avvenuta consegna o avviso di mancato recapito, tracciatura dei messaggi a cura del gestore. Semplificazione dei rapporti sia per i privati che per il settore pubblico, garanzia della trasmissione, sicurezza, valore legale della trasmissione (contenuto, data e ora, certezza della consegna, autenticità casella mittente), rapidità e risparmio economico. Obbligo di utilizzo della Pec Tutte le pubbliche amministrazioni hanno l'obbligo di utilizzare la Posta elettronica certificata per tutte le istanze e le comunicazioni valide ai fini dei procedimenti amministrativi di competenza. Gli indirizzi Pec delle pubbliche amministrazioni sono disponibili attraverso la consultazione del sito www.indicepa.gov.it.Anche le Imprese ed i Professionisti iscritti in albi e registri pubblici hanno l’obbligo di dotarsi di casella di Pec per lo scambio di comunicazioni e documenti con la Pubblica amministrazione. Ne consegue che il Comune di Decimomannu ha l'obbligo di accettare, da questi operatori economici, le comunicazioni esclusivamente mediante la Posta elettronica certificata. Le modalità di trasmissione cartacea sono ammesse solo se espressamente previste dalle specifiche procedure. Facoltà di utilizzo della Pec Ai sensi del Codice dell'Amministrazione digitale, al fine di facilitare la comunicazione tra pubbliche amministrazioni e cittadini, è facoltà di ogni cittadino, in sede di presentazione di ogni singola istanza indirizzata ad uno specifico Settore o ufficio del Comune di Decimomanu, indicare, secondo le modalità stabilite dal Codice stesso, un proprio indirizzo di Posta elettronica certificata da utilizzare ai fini della trasmissione e ricezione di comunicazioni. Quando inviare comunicazioni via Pec al Comune di Decimomannu La Pec non deve essere utilizzata per la trasmissione di comunicazioni non ufficiali (per esempio: materiale pubblicitario, cataloghi, inviti, messaggi di prova, ecc). Per lo scambio di informazioni e comunicazioni non ufficiali, per le quali non sia necessaria la registrazione a protocollo generale (ad esempio richieste di informazioni), sono disponibili le caselle di posta dei settori interni competenti, reperibili alla pagina Struttura Organizzativa, cercando l'Ufficio con il quale si vuole comunicare. Le istanze, dichiarazioni e documenti vanno inoltrate alla casella Pec istituzionale del Comune di Decimomannu: protocollo@pec.comune.decimomannu.ca.it collegata al Sistema di Protocollo e Gestione Documentale. Ogni settore del Comune di Decimomannu è inoltre dotato di una propria casella Pec, anch'essa collegata al sistema di Protocollo, alla quale vanno indirizzati direttamente ed esclusivamente i documenti relativi ai procedimenti amministrativi specifici di loro competenza. L'indirizzo di dette caselle PEC sono reperibili alla pagina Struttura Organizzativa, cercando l'Ufficio con il quale si vuole comunicare. Requisiti della PEC Ai messaggi in entrata, ricevuti alla casella Pec possono essere allegati esclusivamente file nei formati maggiormente riconosciuti da uno standard de jure o standard di fatto. Fanno eccezione i documenti sottoscritti con firma digitale per i quali si applicano, oltre alla norma generale del Cad, vincoli previsti dalle norme specifiche di materia. A ciascun messaggio trasmesso alla casella PEC dovrà essere associato un solo documento principale (domanda, istanza, fattura, etc...) eventualmente corredato dai relativi allegati (es. una domanda + 3 allegati = un solo messaggio PEC). Se un'impresa o un cittadino o una PA intende inviare diversi documenti principali, dovrà inviare tanti messaggi PEC distinti quanti sono i documenti principali.Esempio: un cittadino che deve inviare 2 domande di partecipazione a 2 concorsi = 2 messaggi PEC distinti, uno per ogni domanda di concorso; una ditta che deve inviare 5 fatture = 5 messaggi PEC distinti, uno per ogni fattura. Qualora il documento sia destinato a più Settori o Uffici dev’essere trasmesso in un unico messaggio e ad una sola delle caselle Pec disponibili, indicando nel corpo del messaggio gli uffici destinatari; sarà cura del Protocollo Generale assegnare il messaggio alle strutture interessate. Nell’oggetto della comunicazione occorre precisare il tipo di richiesta in forma sintetica ma esaustiva. Esempio: domanda di patrocinio per [nome evento o manifestazione]; richiesta di concessione sala comunale [luogo, data, orari] Nel corpo della mail potrà essere riportato: Il Settore/Ufficio destinatario ed eventualmente il nominativo del responsabile del procedimento; Una breve descrizione della motivazione della trasmissione. Nel caso di invio di successive comunicazioni (es. integrazioni, invio rendicontazione, ecc..) si dovrà fornire il riferimento all’istanza principale, richiamandone l’oggetto, la data di invio e, se conosciuto il numero di protocollo di registrazione al Protocollo Generale. Dati identificativi del richiedente (qualora la PEC non sia univocamente riconducibile al richiedente è necessario allegare la scansione del documento di identità del richiedente). Il documento principale dovrà essere un file in formato 'PDF' con firma autografa originato dalla scansione di un documento cartaceo (NB in questo caso è obbligatorio allegatreanche la scansione del documento di indentità del firmatario) o con firma digitale in caso di documento informatico. All'invio potranno essere allegati ulteriori documenti per i quali è sempre preferibile l'utilizzazione del formato PDF poiché di maggior diffusione e leggibilità. Saranno accettati anche i formati TXT, TIFF, XML, mentre saranno rifiutati documenti in formato diverso (es. DOC, XLS, PPT, DWG, TAR, ZIP), se non strettamente necessari per il procedimento. I documenti sottoscritti con firma elettronica qualificata o avanzata devono essere generati esclusivamente in formato PDF/A e salvati dopo la firma in formato CADES (dopo la firma il file manterrà l'estensione 'PDF') ovvero in formato PADES (dopo la firma il file avrà esternsione 'P7M'). E' obbligatorio in caso di firma in formato PADES che la firma sia di tipo esplicito - vale a dire con campo firma visibile all'interno al documento. Rimane l'obbligo che tali documenti, prima della sottoscrizione, siano prodotti in formato PDF/A. Altre caratteristiche richieste per gli allegati1. denominazione dei file comprensibile e tale da consentirne il riconoscimento e dare una sintetica descrizione del contenuto (ad esempio “domandapatrocinio.pdf" oppure "Planimetriagenerale.pdf"); 2. assenza di caratteri speciali, segni di interpunzione o accenti nella denominazione del file; 3. la somma dei file allegati ad un messaggio Pec non dovrà superare la dimensione massima di 5 MB totali. Nel caso in cui gli allegati superino i 5 MB, sarà necessario dividere la trasmissione in più invii (avendo cura di comunicare il numero prograssivo degli invii) o utilizzare servizi di cloud storage per condividere il materiale. Per informazioni Ufficio per la Transizione al Digitale del Comune di Decimomannu telefono 070 9667039 mail: rtd@comune.decimomannu.ca.itpec quartosettore@pec.comune.decimomannu.ca.it Responsabile: ing. Patrizia Saba
